Eficiência e produtividade no Home Office

Uma forma muito eficaz para manter a organização da equipe em Home Office é utilizar ferramentas para fazer videoconferências e chamadas, tais como Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Skype e Google Hangouts, entre outras plataformas muito conhecidas no ambiente corporativo para conectar pessoas independente da distância.

É importante ressaltar que o uso desses instrumentos permite um acompanhamento eficiente da equipe, além de proporcionar que novas metas sejam traçadas e feedbacks sejam repassados aos membros da corporação.

O melhor é que o uso desses dispositivos permite que a aproximação uns dos outros aconteça, fazendo com a que produtividade e a eficiência continue em alta para todos integrantes da equipe.

Para exemplificar, posso utilizar minha experiência pessoal.

Tenho utilizado esses métodos não apenas no meio empresarial, mas também, nas atividades pessoais ou mesmo para organizar trabalhos acadêmicos, assegurar contatos com amigos, parceiros e familiares.

Para facilitar sua vida em Home Office, vou listar as principais atividades realizadas e quais ferramentas podem nos apoiar na realização das atividades para que sejam eficientes e produtivas.

Chats em equipes
Não podemos esquecer que a comunicação frequente com a equipe, principalmente em Home Office, é essencial para manter a produtividade e, para isso, temos plataformas de chat, grandes aliados para manter-se conectado, por exemplo:

  • Slack
  • Discord
  • Microsoft Teams

Organização de tarefas e gestão de projetos
Não é novidade para ninguém que no conforto de sua casa a chance de você acabar perdendo o foco e a organização das tarefas aumentam consideravelmente, o que é ruim tanto para a empresa, quanto para você em todos os níveis, não apenas profissional. Então, segue algumas recomendações:

  • Trello
  • Google Sheets (Planilhas)
  • Any.do
  • Asana
  • Microsoft Planner

Gestão de tempo e Produtividade
Além de organizar as tarefas, é de suma importância também definir um tempo e uma ordem de prioridade para cada uma delas, a fim de que você não dedique horas para algo que não é tão urgente e deixe para trás aquela tarefa que precisava estar pronto de imediato, e essas ferramentas podem ajudar:

  • Pomodoro Tracker (para Técnica Pomodoro)
  • Trello (Para Scrum e Kanbam)
  • Google Tarefas (para checklist e Lembretes)
  • Any.do (para checklist e Lembretes)
  • Microsoft To-Do (incluso no Outlook)

Agenda e Gerenciamento de Contatos
O psicólogo Stanley Milgram, formulou uma teoria que basicamente diz: “No mundo, são necessários no máximo seis conexões para que duas pessoas quaisquer estejam ligadas”. Ou seja, mais importante do que apenas conhecer pessoas é manter contato com elas, por isso temos os seguintes recursos:

  • Google Agenda
  • Outlook Calendário
  • RD Stantion CRM
  • Trello
  • Timebridge
  • ContactManager

Mapas Mentais, apresentações e defesa de ideias
Muito tem se falado dos Mapas Mentais, mas poucos sabem como fazer, pra que servem e qual a melhor aplicação de forma eficiente. A verdade é que são ótimos para explanação e apresentação de conteúdo, tornam as ideias mais claras, de fácil compreensão e para o Home Office isso é essencial. Contudo, para que isso aconteça, é necessário ter a ferramenta adequada, algumas deles:

  • Google Apresentações
  • Mind Meister
  • Dropbox Paper
  • LinkedIn Slideshare

Anotações
Com a era digital, usar bloquinhos de papeis (os famosos post-it), entre outros, tornaram-se obsoletos, diante da facilidade de que em apenas um click, você poder fazer as anotações no canto da sua tela, sem gastar recursos desnecessários e sem agredir o meio ambiente, para isso você pode escolher uma das ferramentas abaixo:

  • Google Keep
  • Microsoft OneNote
  • Evernote
  • Any.do

Compartilhamento de Arquivos
Como disse anteriormente, manter contato com a equipe é essencial, mas compartilhar arquivos pode ser ainda mais importante para a sustentação da empresa e controle de atividades. Através dos recursos abaixo, você pode compartilhar planilhas, documentos, relatórios e até mesmo mapas mentais, confira:

  • Google Drive
  • One Drive
  • Dropbox
  • WeTransfer

Documentos de edição conjunta
Sabe o que é mais interessante em ter arquivos compartilhados em nuvem? É você poder editá-los simultaneamente, junto com outros integrantes da sua equipe. Imagine em uma situação hipotética em que você precisa fazer uma reunião de entrega de relatório com a sua equipe, basta apenas você utilizar um dos recursos citados no primeiro tópico, fazer uma videoconferência com todos os colaboradores e cada um por sua vez pode realizar o lançamento dos dados, conforme solicitado. Quer algo mais eficiente que isso?

  • Google Documentos
  • Microsoft Office 365
  • Dropbox paper

Acesso remoto
Sabe aquele momento em que você precisa acessar aquele arquivo, ou o documento que está em outro computador, e ele está à quilômetros de distância? Ou até mesmo quando você está utilizando um programa novo e não conhece todas as funcionalidades e precisa de auxilio de alguém mais experiente? Com os programas abaixo você pode acessar arquivos em outros computadores e ter uma assistência a distância de maneira fácil e prática, sem pôr em risco a vida de ninguém.

  • AnyDesk
  • TeamViewer

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